OL Weekend

Du reservierst Zimmer in einer geeigneten Unterkunft für die Mitglieder der OLG Bern für Club-Weekends und organisierst die Mahlzeiten.

 

Aufgaben

  • Ungefähr 1 Jahr im Voraus schaust du die Wettkampfplanung von swiss-orienteering an und entscheidest, für welche (meist zweitägigen) Wettkämpfe ein Weekend angeboten werden soll.
  • Du sondierst, wo die Wettkampfzentren liegen und suchst in der Nähe eine geeignete Unterkunft, die möglichst auch mit dem ÖV gut erreichbar ist.
  • Du holst entsprechende Offerten ein und reservierst für ca. 25 – 50 Personen, je nach Anlass, die Unterkunft inkl. Nachtessen
  • Du klärst ab, wieviel finanzielle Unterstützung der Verein für dieses Weekend gesprochen hat und budgetierst (berechnest), zu welchem Preis du die Betten in den verschiedenen Kategorien für die Mitglieder anbieten kannst.
  • Zu gegebener Zeit schreibst du die Zimmer für die Club-Mitglieder (homepage und Bäreposcht) mit einer Anmeldefrist aus, nimmst die Anmeldungen, allfällige Sonderwünsche entgegen und kontrollierst den Eingang der Zahlungen auf einem Konto.
  • Nach Ablauf der Anmeldefrist bestätigst oder reservierst du die definitive Anzahl Zimmer, Betten und Mahlzeiten. Soweit erforderlich teilst du die Zimmer und Betten zu und erstellst eine Zimmerliste.
  • Kurz vor dem geplanten Weekend, schreibst du alle Teilnehmenden (per Mail) an und gibst die nötigen und detaillierten Angaben zur Unterkunft und gemeinsamen Mahlzeiten.
  • Dem Unterkunfts-Anbieter gibst du eine detaillierte Namensliste der Teilnehmenden und allenfalls Sonderwünsche bekannt.
  • Nach dem Anlass kontrollierst und bezahlst du die Rechnung der Unterkunft. Zudem erstellst du eine detaillierte Abrechnung für den Kassier.

 

Voraussetzungen

Du bist kontaktfreudig, selbständig, flexibel und hast Freude am Organisieren und längerfristigen Planen.

 

Zeitaufwand

  • Du leistest die Vorarbeiten mit der Suche nach einer Unterkunft und dem Einholen der Offerten. Dies kann je nach Ort und Verfügbarkeit von Unterkünften mehr oder weniger aufwändig sein.
  • Du reservierst schriftlich die Unterkunft und bleibst mit dem Anbieter/Vermieter in Kontakt.
  • Du sammelst die Anmeldungen und kontrollierst den Eingang der Zahlungen
  • Du nimmst bis zum Anlass Änderungen und Wünsche der Mitglieder entgegen.